home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / contact / sfs20a / sfcdoc.txt < prev    next >
Text File  |  1993-04-12  |  97KB  |  2,421 lines

  1.  
  2.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  1
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                            Surefire Contacts User's Guide
  18.                                    Surefire S2.0
  19.                              Copyright 1993 Piaf, Inc.
  20.                                 All Rights Reserved
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.       This  copy  of  Surefire  is shareware. This means that you may use your
  29.       copy  of Surefire, free of charge, for a trial period of 30 days. If you
  30.       decide  to  continue  using Surefire you must order a registered copy of
  31.       the  product. The registered version of Surefire provides you with phone
  32.       support, a 475 page illustrated User's Guide, a spell checker and memory
  33.       management for up to 8Mb on 286 machines or better.
  34.  
  35.       Since  shareware is freely distributed it makes it convenient for you to
  36.       try software before you buy it, while at the same time, the price of the
  37.       registered version can be kept considerably lower than comparable retail
  38.       software.   But the authors do not get paid until you order a registered
  39.       version.  Support  the  continued  development  of  Surefire. Order your
  40.       registered copy!
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                                      Piaf, Inc.
  46.                                  3918 Orchard Court
  47.                               Boulder, CO  80304  USA
  48.  
  49.                                    303 786-8222.
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  60.  
  61.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  2
  62.  
  63.  
  64.                              Table of Contents
  65.  
  66.     Chapter 1:     Introduction                            4
  67.          Why Automate?                                     4
  68.          Surefire Contacts and Automation                  4
  69.          Surefire Contacts Overview                        5
  70.  
  71.     Chapter 2:     Getting Around                          6
  72.          Getting Started                                   6
  73.          Surefire Contacts Main Menu                       6
  74.          Surefire Contacts Screens                         7
  75.          Using Buttons                                     7
  76.          Fields                                            7
  77.          System Windows and the Menubar                    8
  78.          Useful Keys                                       9
  79.          Using the Zoom Key                                10
  80.          Accessing Data                                    11
  81.          Using Other Surefire Features                     12
  82.          Leaving Surefire Contacts                         12
  83.  
  84.     Chapter 3:     The Profile                             13
  85.          What is a Profile?                                13
  86.          The Profile Data Screen                           13
  87.          Adding a Profile Record                           15
  88.          Keeping Notes                                     15
  89.               Adding a Note                                16
  90.               Editing a Note                               16
  91.          Searching for Profile Records                     16
  92.          Updating a Profile Record                         17
  93.          Removing a Profile Record                         17
  94.          Other Profile Based Features                      17
  95.  
  96.     Chapter 4:     Tracking Activities                     18
  97.          What are Activities?                              18
  98.          The Logged Activities Screen                      18
  99.          Activity Data                                     19
  100.          Logging a New Activity                            19
  101.          Editing an Existing Activity                      20
  102.  
  103.     Chapter 5:     Keeping In Touch                        21
  104.          Why Keep in Touch?                                21
  105.          The Correspondence Menu                           21
  106.          First Time Setup                                  22
  107.          Access Considerations                             22
  108.          Printing Correspondence                           23
  109.               Printing a Single Letter                     23
  110.               Mail Merge                                   23
  111.               Building a Query                             23
  112.          Autosizing Fields                                 23
  113.          Customizing the Correspondence Menu               24
  114.               Creating a New Letter                        24
  115.               Accessing a Letter Directly                  24
  116.               Adding a Letter to the Correspondence Menu   25
  117.  
  118.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  119.  
  120.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  3
  121.  
  122.     Chapter 6:     Scheduling In Surefire Contacts         26
  123.          Importance of a Schedule                          26
  124.          The Agenda                                        26
  125.             Specifying the Date                            26
  126.          Showing the Profile for an Appointment            28
  127.          The Schedule/Entry Screen                         28
  128.               Scheduling an Appointment                    29
  129.               Editing an Existing Activity/Appointment     29
  130.               Logging a Scheduled Activity/Appointment     29
  131.          Logging an Unscheduled Appointment                30
  132.          Using the Agenda for Long-term Goals              30
  133.  
  134.     Chapter 7:     Surefire Contacts Reports               31
  135.          Standard Reports                                  32
  136.               Account List (no address)                    32
  137.               Account List with address                    32
  138.               Activity/Call History                        33
  139.               Follow-up List                               33
  140.               Won/Lost Report                              34
  141.          Printing a Report                                 34
  142.          Adding Your Own Reports                           35
  143.  
  144.     Chapter 8:     Surefire Accounting                     36
  145.          Accounting in Surefire Contacts                   36
  146.          Travel Expenses                                   36
  147.          Profit and Loss and Cash Flow Statements          37
  148.               Profit and Loss Statement                    37
  149.               Cash Flow Statement                          37
  150.               Printing the P & L and Cash Flow             38
  151.  
  152.     Chapter 9:     Surefire Off Hours                      39
  153.          Why Off-Hours?                                    39
  154.          Off-Hours Options                                 39
  155.               Dining Guide                                 39
  156.               Accommodations Guide                         40
  157.               Entertainment Guide                          40
  158.               Wise Words                                   40
  159.          Adding New Entries                                40
  160.          Updating Entries                                  40
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  178.  
  179.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  4
  180.  
  181.  
  182.     Chapter 1     -         Introduction
  183.  
  184.     Why Automate?
  185.  
  186.          During the past few years there have been incredible advances in
  187.     the high-tech products available to both consumers and business users.
  188.     VCRs and Compact discs have improved the quality of audio and visual
  189.     entertainment in our homes. FAX machines, cellular phones, and computers
  190.     are being used to speed the flow of information in the business sector.
  191.  
  192.          While contact management is still a very personal enterprise, those
  193.     day to day chores such as tracking leads and prospects, correspondence
  194.     and follow-ups, scheduling, weekly reporting, etc. take precious time
  195.     away from other aspects of your business. Even more importantly, to be
  196.     competitive, you need to spend your time talking to the right people.
  197.     These are people who are most likely buy your product or service. The
  198.     right contact management software will allow you to make more efficient
  199.     use of your time by helping to target the most likely prospects from
  200.     among the hundreds of leads you have. And, it will help with some of
  201.     those tedious tasks as well.
  202.  
  203.  
  204.     Surefire Contacts and Automation
  205.  
  206.          Surefire Contacts provides contact (i.e. People) and time (i.e.
  207.     Your Time) management tools to address the strongest points for
  208.     automation. Using the Surefire word processor, you can write a proposal
  209.     (on the spot if you have a laptop). You can also generate those reports
  210.     that allow you or your manager to track the effectiveness of marketing
  211.     campaigns and to plan new strategies. And, you can keep your prospects,
  212.     customers, and associates informed by sending timely product
  213.     announcements and friendly follow-up letters.
  214.  
  215.          For general business management, Surefire Contacts offers documents
  216.     for Profit and Loss and Cash Flow calculations and travel expense
  217.     reporting. The best part of Surefire Contacts, is that general word
  218.     processing, database management and spreadsheet features are available
  219.     too.
  220.  
  221.          We wouldn't want you to change your methods to fit our idea of your
  222.     business. Surefire Contacts can operate the way you do. What's more,
  223.     this can be done a little at a time, as you become more comfortable with
  224.     the easy concepts that make up Surefire Contacts.
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  237.  
  238.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  5
  239.  
  240.     Surefire Contacts Overview
  241.  
  242.          Many features of Surefire Contacts revolve around the Profile. This
  243.     is where the general information about leads, prospects, clients and
  244.     associates are kept. You can note additional data in a freeform manner
  245.     and keep a dated record of specific activities such as phone calls and
  246.     visits. Letters and mailing labels can be generated for a specific
  247.     profile or set of profile records.
  248.  
  249.          There are also features that are independent of the Profile. You
  250.     can track and analyze travel and business expenses. In addition, the Off
  251.     Hours Menu allows handy searches of Hotel, Dining and other databases
  252.     that you might use while planning a business or pleasure trip.
  253.  
  254.          When you use Surefire Contacts, information is available at a
  255.     glance, important follow-ups are not lost in the shuffle and you spend
  256.     less time rummaging through poorly organized card files for key
  257.     information on your clients. The following example shows how Surefire
  258.     Contacts can fit into a typical selling day.
  259.  
  260.     Time    Task                                        Surefire Contacts
  261.  
  262.      8:45   Check agenda for the day.                   Agenda
  263.             Add dentist appointment for next week.      Schedule
  264.      9:30   Review detailed info about 10 am client.    Profile
  265.     10:00   Phone J. Jones. Enter new personal data     Notes
  266.             about J. Jones. Log the phone call and      Activities
  267.             schedule an on-site meeting at Jones
  268.             Enterprises.
  269.     10:30   Review detailed info about R. Smith who     Profile
  270.             you will be seeing at 11:00.
  271.     11:00   Visit R. Smith. Demonstrate the new product
  272.             line and prepare a written proposal         Word Processor
  273.             on-site. Log that demo and proposal given.  Activity
  274.     12:30   Lunch                                       Dining Guide
  275.      2:15   Write follow-up letters to clients.         Correspondence
  276.      3:15   Review detailed notes for 3:30 call.        Profile
  277.      3:30   Phone P. Gould. Enter background info on    Notes
  278.             Allied Pasteboard. Log the phone call;      Activities
  279.             automatic follow-up call scheduled: 2 weeks.
  280.      4:00   Prepare Travel Expenses for Boston trip.    Travel Expense
  281.      4:30   Prepare and print Weekly Call Report.       Reports
  282.      4:45   Meet with your sales manager.
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  296.  
  297.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  6
  298.  
  299.  
  300.     Chapter 2     -         Getting Around
  301.  
  302.  
  303.     ************************************************************************
  304.          NOTE:     To use Surefire Contacts you must already have installed
  305.     Surefire - The Smart Document processor.
  306.     ************************************************************************
  307.  
  308.     Getting Started
  309.  
  310.          The CONTACTS directory below your SUREFIRE directory. You must
  311.     change directory (cd) to the CONTACTS directory before running
  312.     Surefire Contacts.
  313.  
  314.          If the Surefire directory is in your PATH, you can run Surefire
  315.     Contacts by typing at the DOS prompt:
  316.  
  317.               surefire contacts
  318.  
  319.          If the Surefire directory is not in your PATH, you run Surefire
  320.     Contacts by typing at the DOS prompt:
  321.  
  322.               ..\surefire contacts
  323.  
  324.  
  325.     Surefire Contacts Main Menu
  326.  
  327.          The first screen that you see when you enter Surefire Contacts is
  328.     the Surefire Contacts Main menu. From here you may access all the
  329.     features of Surefire Contacts. The following list summarizes the buttons
  330.     that you can choose from the Main Menu.
  331.  
  332.          Profiles will display data screens that allow you to manage your
  333.          Contact information. From here you can log activities, plan follow-
  334.          ups and generate specific correspondence.
  335.  
  336.          Agenda will show your schedule for today as well as unfinished
  337.          business from prior days. Use this to schedule appointments as
  338.          well.
  339.  
  340.          Reports will generate reports such as Call reports, Win/Loss
  341.          reports and Follow-up and Account Lists.
  342.  
  343.          Correspondence will enable you to send Letters, Memos or generate
  344.          Mailing Labels.
  345.  
  346.          Accounting is used to track your Travel Expenses and generate
  347.          company Financial Statements.
  348.          Off-Hours will allow you to see and maintain Restaurant, Hotel and
  349.          Entertainment information. You can also look up quotes and sayings
  350.          in Wise Words.
  351.  
  352.  
  353.  
  354.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  355.  
  356.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  7
  357.  
  358.         Starting from the Main Menu, you will quickly be able to use the
  359.     many features of Surefire Contacts. In the remaining part of this
  360.     chapter, we introduce those tasks that you will need to do most often.
  361.     You will be able to use Surefire Contacts effectively, right away.
  362.  
  363.     Surefire Contacts Screens
  364.  
  365.          Surefire Contacts is made up of Smart Documents that fulfill
  366.     specific needs. These Smart Documents are displayed as screens on your
  367.     computer. The screens display existing information, allow you to enter
  368.     new information, or allow you to get to other screens. For example, the
  369.     first screen you see is the Surefire Contacts Main menu. Other screens
  370.     include: the Profile Data screen, the Activities screens, and the
  371.     Surefire Agenda. Buttons are used to move from one screen to another.
  372.  
  373.     Using Buttons
  374.  
  375.          Buttons are those highlighted words that are used to go to other
  376.     screens or sometimes to perform specific actions. On screens like the
  377.     Surefire Contacts main menu, buttons are placed vertically in the center
  378.     of the screen. Profiles is an example of a button. When "pressed" the
  379.     Profile Data screen is presented. On other screens, buttons are located
  380.     along the top of the screen. For example, on the Profile Data screen,
  381.     Notes and Activities are both buttons.
  382.  
  383.          You can move between buttons by using the (Home/End( keys or the
  384.     arrow keys. Pressing the (Enter) key will activate the button on which
  385.     the cursor is positioned. For example:
  386.  
  387.          1) Press (End) 2 times to put the cursor on Correspondence
  388.          2) Press (Enter) now to "press" the Correspondence button.
  389.             This will display a different menu showing various types
  390.             of correspondence.
  391.          3) Press (Esc) to return to the Surefire Contacts Main Menu.
  392.  
  393.          The (Esc) key will always display the previous screen except when
  394.     pressed at the Surefire Contacts Main menu. Here, it will do nothing and
  395.     will not exit to DOS. To exit you must press the ALT key and X at the
  396.     same time. This is often shown using the notation (ALT + X).
  397.  
  398.     Fields
  399.  
  400.          Fields are generally those areas of a screen that are underlined
  401.     (on monochrome monitors) or a green color (on color monitors). Fields
  402.     allow you to type in text, numbers or dates. Most fields are preceded by
  403.     a field label. The label is short informative text followed by a colon
  404.     (:). For example "Title:" indicates that there is a field just to the
  405.     right which contains a title. The same fields may also be used to
  406.     display information returned from a database
  407.          As with buttons, you move from field to field by using (Home) and
  408.     (End) or the arrow keys. After you type a value into a field, use
  409.     (Enter) to display that value in the particular format associated with
  410.     the field. For example, A numeric field with a format of "currency"
  411.  
  412.  
  413.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  414.  
  415.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  8
  416.  
  417.     might look like $1,892.91, whereas a date field's format might cause the
  418.     date to appear as 15-jan-90.
  419.  
  420.          When you move among buttons and fields with the (End) key, you
  421.     follow the same pattern that your eyes follow when reading: from left to
  422.     right and then down to the left side of the next line. Surefire will
  423.     look for the next button or field in this way, skipping text on the
  424.     screen until it finds a button or field. The cursor will be positioned
  425.     at this location. (Home) will do the same in reverse, backing to the
  426.     left and up until the cursor returns to the first button or field.
  427.  
  428.          The arrow keys, on the other hand, will only move you to a button
  429.     or field that is directly up, down, left or right from where you are,
  430.     depending upon the pictured arrow. When using the left or right arrow
  431.     keys on a text or numeric field, you must be at the left-most or
  432.     right-most character of the field to move to another field.
  433.  
  434.          When the cursor is at a field or button, that field or button will
  435.     be highlighted as the current field. On a color monitor, the current
  436.     field is shown in black. On a monochrome monitor it will be displayed in
  437.     inverse video.
  438.  
  439.     System Windows and the Menubar
  440.  
  441.          For the most part, the screens of Surefire Contacts are used to
  442.     accept and display sales and business related information. From time to
  443.     time a system window will be displayed on top of the current screen.  A
  444.     system window is a rectangular area with a border around it that has
  445.     text and fields which request or display information. For example, you
  446.     would use the Print window to print your letter, the Format window to
  447.     change page margins, and the Info window to show the current time.
  448.  
  449.          System windows are displayed when you choose operations from any of
  450.     the seven pulldown menus on the Menubar at the very top of your screen.
  451.     You press F10 followed by the arrow keys to explore these menus. By
  452.     pressing (Esc), the cursor will return to your current screen.
  453.  
  454.          As you read this Guide, many of these pulldown menu operations and
  455.     system windows will be discussed along with using a particular feature
  456.     of Surefire Contacts. These menus and all system windows are explained
  457.     in detail in the Surefire User's Guide.
  458.  
  459.  
  460.     Useful Keys
  461.  
  462.          The chart on the next page is a summary of the keys that you will
  463.     most often use to get around within Surefire Contacts.
  464.  
  465.          All of these keys have already been introduced except the Help
  466.     keys, F1 and F2. These keys, when pressed, will open a window that tells
  467.     you more about the screen or system window that you are currently
  468.     looking at. You can see more help by repeatedly pressing the down arrow
  469.     key or (Page Down). You can go back up in the Help window by using the
  470.     up arrow key or (Page Up). Type (Esc) to put you back to where
  471.  
  472.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  473.  
  474.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  9
  475.  
  476.     you were before the Help window was opened. The chart explains the
  477.     difference between these keys.
  478.  
  479.  
  480.       Key         Function  Description
  481.  
  482.       F2          Help      Press anytime to see specific
  483.                             information about the current screen.
  484.  
  485.       F1          Help      Press when a pulldown menu or System
  486.                             Window is open to see information
  487.                             about the features of that menu or
  488.                             window. Otherwise, you will see a
  489.                             summary of general Surefire and word-
  490.                             processing features.
  491.  
  492.       F10         Menus     Press to access the Menubar. Once here
  493.                             use the arrow keys to select and open
  494.                             the pulldown menus.
  495.  
  496.       Shift + F10 Hints     Press to see the Surefire keystroke
  497.                             Hint line at the bottom of the screen.
  498.                             Press again to remove the hint line.
  499.  
  500.       Esc         Return    Return to the previous screen.
  501.  
  502.       Enter       Enter     Activate a button, or enter a field
  503.                             value.
  504.  
  505.       End         Cursor    Move the cursor to the next field or
  506.                             button.
  507.  
  508.       Home        Cursor    Move the cursor to the previous field
  509.                             or button.
  510.  
  511.       ALT + X     Exit      Exit from Surefire Contacts to DOS.
  512.  
  513.  
  514.  
  515.                             Useful Keys
  516.  
  517.          Generally, words in this Guide that are in parentheses indicate the
  518.     actual keyboard keys that are pressed. For example (Enter) and (End)
  519.     indicate the Enter and End keys on your keyboard, respectively.
  520.  
  521.          Two words or characters separated by a plus sign (+) indicate that
  522.     the two keyboard keys are to be held down at the same time. For example,
  523.     (ALT + F) means to press the ALT key and then the letter "F" without
  524.     removing your finger from ALT. Likewise, (Ctrl + K) indicates that you
  525.     press the Ctrl key and the letter "K" at the same time.
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  532.  
  533.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  10
  534.  
  535.  
  536.     Using the Zoom Key
  537.  
  538.          In general, many text fields allow you to "Zoom" for a pop-list of
  539.     words or phrases that are available for the field. Using this feature
  540.     can avoid unnecessary typing and insures that phrasing and spelling is
  541.     consistent for all related records. When the cursor is on one of the
  542.     fields, a 'P' will appear at the right of the status line. Surefire
  543.     Contacts has already provided many such fields. You can always add other
  544.     selections that are specific to your needs. To use the Zoom feature:
  545.  
  546.          1) Press (ALT + Z) while the cursor is on a field to see the pop-
  547.             list of possible values for the field.
  548.          2) Use the up and down arrows to position the cursor on the desired
  549.             choice.
  550.          3) Press (Enter) to put the chosen text into the field and close
  551.             the pop-list.
  552.  
  553.          For example, one such field is the Title field on the Profile Data
  554.     screen. Pressing (ALT + Z), will display such choices as "Manager",
  555.     "President", "Technician", etc. You may, of course, simply type text
  556.     directly into the field; perhaps "Chief Cook".
  557.  
  558.          You can change or add additional choices to any pop-list. These
  559.     choices will then always be available for that field. To add a choice,
  560.     follow these steps:
  561.  
  562.          1) Press (CTRL + Z) on the field to see existing choices.
  563.          2) Use the up and down arrows to position the cursor on a blank
  564.      line.
  565.          3) Type the new text on that line.
  566.          4) Press (Esc) to close the pop-list.
  567.  
  568.          If you do change a pop-list, you must save the current document
  569.     screen so that Surefire remembers your changes for the next time that
  570.     screen is displayed. If you don't, Surefire will remind you that there
  571.     are unsaved changes before exiting or letting you read another document.
  572.     This will give you a chance to save your changes before they are lost.
  573.     You may make as many changes as needed before saving your screen.
  574.  
  575.     To save your document, follow these steps:
  576.  
  577.          1) Press (ALT + F) to open the File menu.
  578.          2) Press S to open the Save File window. The current screen
  579.             is part of the document shown after the label Name:
  580.          3) Press (End) to move the cursor to the OK button.
  581.          4) Press (Enter). The document will be updated to reflect the
  582.             changes you made to the pop-list.
  583.  
  584.          Throughout this Guide, fields that have pop-lists available have an
  585.     asterisk (*) preceding the field label.
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  591.  
  592.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  11
  593.  
  594.  
  595.     Accessing Data
  596.  
  597.          Suppose you had a stack of forms or index cards with client and
  598.     prospect data on them. Each card would have the name of a different
  599.     contact along with information about that contact. This would include
  600.     his company, address, phone number, the type of business he is in, etc.
  601.     A database, in its simplest form, is the storage of information on an
  602.     index card by index card or record by record organization.
  603.  
  604.          Unlike its paper counterpart, the computer stored record allows you
  605.     to use the full power of data processing. You may sort or group clients
  606.     by city or zipcode, automatically merging his address into a standard
  607.     follow-up letter.  You may produce a paper listing or report of all
  608.     contacts within a particular territory. You may even prioritize those
  609.     contacts most likely to buy your products or services. Now, use the
  610.     computer to display the contact records so you have their phone numbers
  611.     at a glance.
  612.  
  613.          Many screens in Surefire Contacts are designed to accept and
  614.     display data stored in a database. For example, the Profile Data Screen
  615.     shows data about the people and companies with which you deal. At any
  616.     one time you will see data about a specific profile. But, you can easily
  617.     access the data for all other profiles.
  618.  
  619.          You do not need to worry about what a database looks like or how to
  620.     create one. Surefire Contacts will take care of this for you. However,
  621.     you do need to tell Surefire when to save or change data. And, since
  622.     there are many ways to select and sort your data, you need to know how
  623.     to tell Surefire the set of data in which you are interested.
  624.  
  625.          This table introduces some of the most often used database commands
  626.     and the keys that invoke them.
  627.  
  628.       Key         Function  Description
  629.  
  630.       F8          Next      Display the next record of the set.
  631.  
  632.       F7          Previous  Display the previous record of the set
  633.  
  634.       ALT + A     Add       Add a new record to the current
  635.                             database which will contain the
  636.                             current values of the screen fields.
  637.  
  638.       ALT + U     Update    Update the currently displayed record
  639.                             to have the current values of the
  640.                             screen fields.
  641.  
  642.       ALT + S     Search    Start a database search. By default,
  643.                             if no query is defined, the search
  644.                             uses the value of the current numeric,
  645.                             date or text field to limit which
  646.                             records will be displayed. Press F8 to
  647.                             each record that was found.
  648.  
  649.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  650.  
  651.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  12
  652.  
  653.  
  654.     Using Other Surefire Features
  655.  
  656.          For more information about getting around and using other features
  657.     of the Surefire system, refer to the Surefire User's Guide.
  658.  
  659.     Leaving Surefire Contacts
  660.  
  661.          To leave Surefire Contacts, first press (Esc) to close any windows
  662.     that are displayed. Then press (ALT + X). If you have not saved your
  663.     changes, you will be warned with a message window. You can disregard the
  664.     warning and exit anyway or remain in Surefire Contacts to do the save.
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  709.  
  710.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  13
  711.  
  712.  
  713.     Chapter 3     -         The Profile
  714.  
  715.  
  716.     What is a Profile?
  717.  
  718.          You probably collect a lot of information during the course of
  719.     doing business with various companies and people. The profile is where
  720.     the most general information about these companies and people is kept.
  721.     It is a permanent record used to refresh your memory about everything
  722.     from company address to sales potential to the buyer's personal likes
  723.     and dislikes.
  724.  
  725.          The companies and people remembered in your profile can be your
  726.     leads, prospects, customers, associates, suppliers, etc. You can
  727.     retrieve and view this information very quickly, in many ways.
  728.  
  729.          First you enter whatever information you feel is relevant to the
  730.     account. Later you can use Profile Notes to list little comments such as
  731.     your contact's best time of day to call, birth date, spouse's name,
  732.     directions to the office or plant, and so on. These things will help you
  733.     add a personal touch to your sales calls and correspondence.
  734.  
  735.  
  736.     The Profile Data Screen
  737.  
  738.          The profile data are the specific pieces of information that make
  739.     up the profile. You enter information into the data fields of the
  740.     Profile Data screen for each company with which you deal. Later you can
  741.     use this information to select specific contacts. The following sections
  742.     describe the use of each field.
  743.  
  744.          Buttons found across the top of the Profile Data screen access
  745.     specific profile related features such as Correspondence and Activities.
  746.     The use of Notes is described later in this chapter while subsequent
  747.     chapters are devoted to discussing the remaining buttons.
  748.  
  749.          Profile Data is separated into 2 parts. Fields in the first part
  750.     are mainly for address and directory purposes and are described below.
  751.  
  752.  
  753.      Acct # - The account number field should contain a unique
  754.               account number (or letter-number combination) to
  755.               identify the profile. This allows Surefire Contacts
  756.               to link each profile to other databases of the system.
  757.               You may assign an account number according to methods
  758.               used by your company or you may indicate that Surefire
  759.               Contacts generate a number for you by "pressing" the
  760.               Acct # button (see below).
  761.  
  762.               An account number should only be assigned once.
  763.               Thereafter, you may change all other profile data.
  764.  
  765.  
  766.  
  767.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  768.  
  769.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  14
  770.  
  771.  
  772.      Acct # - This button is just to the left of the account number
  773.               field. Pressing it will create a number for the
  774.               profile that is actually a date stamp. This means that
  775.               the account number is composed from the current date
  776.               and time. Not only will this number be unique, but it
  777.               will also indicate the date that the account was
  778.               "opened".
  779.  
  780.      Client - This field contains the name of the company that the
  781.               profile is about. For example, if you deal with John
  782.               Smith at ABC Pharmaceutical, you will enter ABC
  783.               Pharmaceutical here. In some cases, depending on the
  784.               type of clients you have, this may be a person's name.
  785.  
  786.      Addr     - The street or mailing address of client.
  787.      City     - Fill in appropriately.
  788.      State    - Fill in appropriately. This field may also be used
  789.                 for Province and/or Country.
  790.      Zip Code - Fill in appropriately.
  791.      Contact  - The name of the person with whom you primarily deal.
  792.     *Title    - The title of Contact.
  793.      Phone    - The phone number (plus extension) of Contact.
  794.      Alt Ph   - An alternate phone or FAX number used to reach Contact.
  795.      Dear     - How will you address this Contact in correspondence.
  796.                 For example, John Smith may be addressed as "John"
  797.                 or "Mr. Smith".
  798.  
  799.          The second part of the Profile Data screen describes how the
  800.     profile information was obtained, ways to gauge the importance of the
  801.     profile and information about a secondary contact. Depending on your
  802.     business, this information may or may not be especially useful and
  803.     should be considered optional. Many of the fields here have Zoom choices
  804.     available. These are indicated by an asterisk (*). Refer to the section
  805.     "Using the Zoom Key" in Chapter 2.
  806.  
  807.     *Type        - Is this the profile of a lead, customer, etc?
  808.                    As the sales cycle progresses, you would change
  809.                    this value.
  810.     *Business    - The client's main business.
  811.     *Source      - How was this client found; Trade Show, Referral...
  812.     *Ref'd by    - Name of person who referred this client.
  813.     *Prob        - Likelihood or receptiveness to buy; Cool, Warm,
  814.                    etc.
  815.      Terr #      - Number corresponding to the profile's territory
  816.      Potential   - Estimated maximum sales potential in dollars.
  817.      Assigned To - Your initials or agent #, etc.
  818.      Tag         - An additional yes/no field that you may update to help
  819.                    select specific contacts for mailings, follow-ups, etc.
  820.                    Press (Spacebar) to change the value from 'N' to 'Y'.
  821.      Alt Contact - Name of an alternate contact.
  822.     *Title       - Title of alternate contact.
  823.      Phone       - Phone number of alternate contact.
  824.  
  825.  
  826.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  827.  
  828.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  15
  829.  
  830.  
  831.     Adding a Profile Record
  832.  
  833.          After all information has been entered for a profile, you should
  834.     add the profile record to the database. If this is your first profile
  835.     record, Surefire Contacts will create a database automatically.
  836.  
  837.       1) Type in or select values for all appropriate fields.
  838.       2) Press (ALT + A) to add the record to the profile data base.
  839.          The cursor will be placed on the account number field,
  840.          ready for you to enter data for another profile.
  841.       3) To add another record, repeat steps 1 and 2. You may
  842.          optionally use (ALT + Y) to clear the values in all fields
  843.          prior to entering the new profile data.
  844.  
  845.     Keeping Notes
  846.  
  847.          From time to time you might want to jot down additional freeform
  848.     information about the current profile. In Surefire Contacts, these are
  849.     called profile notes. Use notes to track personal information about
  850.     contacts, additional financial information, directions to the place of
  851.     business, etc. A note will be stored along with the date on which it was
  852.     noted.
  853.  
  854.          Choose the Notes button to display the Profile Notes screen. On
  855.     this screen, notes for the current profile are displayed in reverse
  856.     chronological order (i.e. the most recent note is at the top.)
  857.  
  858.          All of the notes for a particular profile may not fit on the
  859.     screen. The first 7 notes can be seen but there may actually be more
  860.     notes. In order to look down past the first screen, follow these steps:
  861.  
  862.          1) Press F3 to "free the cursor"
  863.             This tells Surefire that you don't want to be restricted to
  864.             movement via menus and fields. Instead, you want to move freely
  865.             around the screen.
  866.  
  867.          2) Press the down arrow until you start forcing the cursor to go
  868.             "below" the screen. This will cause the remaining notes to
  869.             "scroll up" into view. Pressing the up arrow will cause the
  870.             notes screen to scroll in the opposite direction.
  871.  
  872.             If there are many notes, you may move around more quickly by
  873.             using (Page Down) and (Page Up) to scroll up and down through
  874.             entire screens of notes.
  875.  
  876.          3) Go back to the beginning of the Profile Notes screen using
  877.             either the up arrow key or (Page Up).
  878.  
  879.          4) Press F3. This will put you back on the nearest button or field.
  880.          5) You may press (Esc) to return to the Profile Data screen.
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  886.  
  887.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  16
  888.  
  889.     You may choose one of the following buttons at the top of this screen:
  890.  
  891.        Add Notes to write a new note for this profile.
  892.        Edit Notes to change or delete an existing note.
  893.  
  894.  
  895.        Adding a Note
  896.  
  897.          After you press the Add Notes button, the New Note screen is
  898.     displayed. To add a note for the current profile, enter information in
  899.     the Date and Note fields and press (ALT + A). Do not change the account
  900.     number or client information.
  901.  
  902.          Press (Esc) to return to the Profile Notes screen.
  903.  
  904.        Editing a Note
  905.  
  906.          After you press the Edit Notes button, the Edit Notes screen is
  907.     displayed. Use F8 and F7 to display each note corresponding to the
  908.     current profile. When the note that you wish to change is displayed, you
  909.     may enter new information in the Date and Note fields. Do not change the
  910.     account number or client information. Then, press (ALT + U) to update
  911.     the note record. In this way, you may update any note that corresponds
  912.     to the current profile.
  913.  
  914.          Press (Esc) to return to the Profile Notes screen.
  915.  
  916.  
  917.     Searching for Profile Records
  918.  
  919.          Once you have entered profile records, you probably want to locate
  920.     certain records depending on what you need at the moment. You may want
  921.     to review information for the contact who has just called on the phone,
  922.     send introductory letters to "Hot" leads, or phone clients in a given
  923.     city. To do any of these you need to let Surefire know what to look for
  924.     in the profile database.
  925.  
  926.          When Surefire displays the contact(s) of interest, you can update
  927.     information, send correspondence, log an activity that just occurred,
  928.     etc.
  929.  
  930.          The following are only a few of the most common ways that you can
  931.     tell Surefire what to search for.
  932.  
  933.       To show all profile records in alphabetical order of client:
  934.  
  935.       1) Move the cursor to the client field.
  936.       2) Press (CTRL + K) to clear the value of this field. This will
  937.          not affect the currently displayed record.
  938.       3) Press (ALT + S) to start a database search. When the search
  939.          is complete, the first record will be displayed.
  940.       4) Press F8 to display each record in turn.
  941.       5) Press F7 to display the previous record.
  942.  
  943.  
  944.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  945.  
  946.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  17
  947.  
  948.  
  949.       To find the profile of a specific contact:
  950.  
  951.       1) Enter the company name in the Client field.
  952.       2) Press (ALT + S).  The profile will be displayed, if found.
  953.  
  954.      To find all leads with a "Hot" sales probability:
  955.  
  956.       1) Enter 'Hot' in the Prob field and press (ALT + S) to do the search.
  957.       3) Press F8 to display each profile record.
  958.  
  959.     Note: Before searching, if an 'S' is in the status line, press (ALT + K)
  960.           to clear the previous search.
  961.  
  962.          To do more complex searches, please read the Database chapters in
  963.     the Surefire User's Guide.
  964.  
  965.  
  966.     Updating a Profile Record
  967.  
  968.          Very often, information about the people and companies you deal
  969.     with changes. For example, your prospect may become a customer, the
  970.     company may move to a new location, or your primary contact may no
  971.     longer be a decision maker for obtaining your product or service. To
  972.     locate and make the necessary changes to the profile records:
  973.  
  974.       1) Search for the desired profile record(s) to be modified, by
  975.          the methods discussed above.
  976.       2) Enter the correct data in the appropriate fields.
  977.       3) Press (ALT + U) to update the profile in the data base.
  978.  
  979.  
  980.     Removing a Profile Record
  981.  
  982.          Sometimes you might want to "remove" a profile record. For example,
  983.     this may happen if the client company is no longer in business, or if
  984.     you have been assigned to a different territory, etc. You can mark such
  985.     a record so that it will be bypassed when Surefire searches your profile
  986.     database. If you accidently delete the wrong record, you can remove the
  987.     mark and thus recall the record.
  988.  
  989.       1) Search for the desired record(s) to be deleted using above methods.
  990.       2) Press (ALT + F5) to delete the currently displayed record.
  991.  
  992.  
  993.     Other Profile Based Features
  994.  
  995.          In addition to keeping specific information about contacts as well
  996.     as freeform notes about them, you may choose one of these buttons for
  997.     other operations pertaining to the currently displayed profile.
  998.          Activities to see the history of activities logged for the contact
  999.          or to schedule a follow-up action. (see Chapter 4)
  1000.  
  1001.          Correspondence to send a letter to this contact. (see Chapter 5)
  1002.  
  1003.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1004.  
  1005.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  18
  1006.  
  1007.  
  1008.     Chapter 4      -    Tracking Activities
  1009.  
  1010.  
  1011.     What are Activities?
  1012.  
  1013.          Activities are events that occur in connection with a client
  1014.     profile record. These may include phone or in-person calls that are made
  1015.     or received, demonstrations that you give, or the fact that a sale was
  1016.     closed. Each activity that is logged will by tagged with the current
  1017.     date. All logged activities will show up in your Call/Activity Report
  1018.     for the appropriate dates. See Chapter 7: Surefire Contacts Reports for
  1019.     more information on viewing your information in a report format.
  1020.  
  1021.          In addition, when you log the activity, you have the option of
  1022.     specifying that a follow-up event occur. For example, say you have just
  1023.     given a demonstration to Jo Brown at ABC Engineering. In three days you
  1024.     might want to send her a follow-up letter to make sure that you and your
  1025.     product are still in her mind. You can have Surefire Contacts remind you to
  1026.     send that important letter.
  1027.  
  1028.          If you generate a Call Report later, there will be a record of your
  1029.     demonstration to Jo Brown. If you generate a Follow-up Report, listing
  1030.     all future client appointments, you will see the date on which to send
  1031.     Jo Brown that letter.
  1032.  
  1033.     The Logged Activities Screen
  1034.  
  1035.          When you choose Activities from the Profile Data Screen, the Logged
  1036.     Activities screen will be displayed. This screen shows a history of
  1037.     activities, most recent first, for the current profile. For each
  1038.     activity the following items are displayed: the date that an activity
  1039.     was logged, the type of activity (i.e. was it a phone call, visit,
  1040.     demonstration, etc.), and a brief command about the activity.
  1041.  
  1042.          If the list of activities fills the screen, there may be more
  1043.     activities. You may use (Page Down) to look at more activities on one or
  1044.     more additional screens. Each press of (Page Down) will show another
  1045.     screen. You may then press (Page Up) as many times as needed to go back
  1046.     to the 1st screen. This is the screen with the buttons across the top,
  1047.     labeled Logged Activities. Press F3 to put cursor back on buttons.
  1048.  
  1049.     You may choose one of these buttons at the top of this screen:
  1050.  
  1051.      New Activity to log a new activity or follow-up for this contact.
  1052.      The New Activity screen will be displayed.
  1053.  
  1054.      Edit Activities to change or delete an existing activity. The Edit
  1055.      Activities screen will be displayed.
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1063.  
  1064.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  19
  1065.  
  1066.  
  1067.     Activity Data
  1068.  
  1069.          Whether you will log a new activity or edit an existing activity,
  1070.     there are various pieces of information that you can enter. Both the New
  1071.     Activity and Edit Activities screens contain the same fields. Those with
  1072.     pop-lists are preceded by an "*". Each screen is divided into two
  1073.     regions. The fields of the top region relate to the current activity
  1074.     that is being logged. For example, if you are talking on the phone with
  1075.     someone in your profile, you would be logging the fact that you made or
  1076.     received a phone call.
  1077.  
  1078.     The following fields describe the current activity:
  1079.  
  1080.      Date          -  Date the activity was logged. Default is today
  1081.     *Activity Type -  Meeting, Phone call, etc..
  1082.      Duration      -  How much time did it take in hours?
  1083.      Comment       -  Remarks about this activity.
  1084.  
  1085.          The fields at the bottom relate to the scheduling of a related
  1086.     follow-up activity. For example, you agree to send some product pricing
  1087.     information to the person with whom you are speaking. You would enter
  1088.     the fact that you need to send this information as a follow-up activity.
  1089.  
  1090.     Fields for noting follow-up information:
  1091.  
  1092.      Schedule Follow-up Action? - Toggle to Yes or No.
  1093.                       A scheduled follow-up action will be seen in
  1094.                       the agenda for that day.
  1095.      Date           - Date to follow-up. Default is 2 weeks from
  1096.                       the date of the logged activity.
  1097.      Time           - Time to follow-up as hours:minutes. (ex. 10:15
  1098.                       am, 2:30 pm)
  1099.     *Action Type    - An activity which will happen in the future.
  1100.                       Phone, Send Letter, Make a Survey, etc..
  1101.      Priority       - 1 - 9 where 1 is highest priority.
  1102.      Comment        - Remarks about the follow-up.
  1103.  
  1104.          You may choose the Agenda button at the top of either screen to see
  1105.     if there are conflicts with a desired follow-up date.
  1106.  
  1107.     Logging a New Activity
  1108.  
  1109.          To log a new activity, you must first choose Activities from
  1110.     Profile Data screen and then choose New Activity. When the New Activity
  1111.     screen is displayed, you may enter information about the activity in the
  1112.     fields provided.
  1113.  
  1114.          1) Move the cursor between the various fields by pressing
  1115.             the (End) or (Home) keys.
  1116.          2) Type in or choose the appropriate information for the
  1117.             current activity and any scheduled follow-up action
  1118.          3) Press (ALT + A) to add the activity record.
  1119.          4) Press (Esc) to return to the Logged Activities screen.
  1120.  
  1121.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1122.  
  1123.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  20
  1124.  
  1125.  
  1126.     Editing an Existing Activity
  1127.  
  1128.          To edit one or more logged activities for the current profile, you
  1129.     must first choose Activities from Profile Data screen and then choose
  1130.     Edit Activities. When the Edit Activities screen is displayed, you may
  1131.     change any information about the activity or its follow-up in the fields
  1132.     provided.
  1133.  
  1134.          1) Press F8/F7 to see the information about each activity
  1135.             until a record that you want to modify is displayed.
  1136.          2) Move the cursor between the various fields by pressing
  1137.             the (End) or (Home) keys.
  1138.          3) Type in or choose the appropriate changes for the
  1139.             displayed activity or follow-up action.
  1140.          4a) Press (ALT + U) to Update the activity record.
  1141.          4b)       (ALT + F5) to Delete the activity record.
  1142.          5) You may repeat steps 1 through 4 as desired.
  1143.          6) Press (Esc) to return to the Logged Activities screen.
  1144.  
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1181.  
  1182.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  21
  1183.  
  1184.  
  1185.     Chapter 5     -         Keeping In Touch
  1186.  
  1187.  
  1188.     Why Keep in Touch?
  1189.  
  1190.          Every business person knows how important it is to keep in touch
  1191.     with his or her clients. First, it lets the client know that you care
  1192.     about him. Secondly, it keeps your name or the name of your business in
  1193.     the client's mind. Because of this, that client will most likely choose
  1194.     you over your competitor when the time comes to re-stock an item or
  1195.     purchase a new product.
  1196.  
  1197.          In addition, you can use correspondence to "touch" contacts who may
  1198.     not be familiar your company or product lines. This can have the
  1199.     advantage of helping you to begin a long working friendship with a new
  1200.     client.
  1201.  
  1202.          Surefire Contacts helps you to write timely, appropriate,
  1203.     correspondence quickly and painlessly. Addressing information from your
  1204.     Profile is merged automatically into a variety of correspondence formats
  1205.     and mailing labels.
  1206.  
  1207.     The Correspondence Menu
  1208.  
  1209.          The Surefire Correspondence menu can be accessed from the Surefire
  1210.     Contacts Main Menu or from the Profile Data screen. This menu contains
  1211.     choices for various letters, a memorandum, standard mailing labels and
  1212.     envelopes. You may add additional choices.
  1213.  
  1214.          The letters will contain text that is appropriate to your business
  1215.     and to the specific menu choice. Once this text is there, you can use
  1216.     the same letter over and over again, each time "sending" it to a
  1217.     different contact. You can make minor changes for certain contacts as
  1218.     needed and print the letter without changing your standard words.
  1219.  
  1220.          The memorandum is formatted for standard inter-office memos and is
  1221.     not associated with your client database. The mailing label format
  1222.     supports standard 3 1/2" by 1" tractor fed labels.
  1223.  
  1224.          When you first display the Correspondence menu of Surefire Contacts
  1225.     you will see the following buttons:
  1226.  
  1227.      New Letter           - use to write a letter.
  1228.      Introductory Letter  - use to introduce yourself to prospects.
  1229.      Follow-up Letter     - use to follow-up a conversation or
  1230.                             meeting.
  1231.      Thank-you Letter     - use to thank valued customers.
  1232.      Past-due Letter      - use to remind customers of overdue
  1233.                             payments.
  1234.      Internal Memo        - use to write a memo.
  1235.      Mailing Labels       - use to compose standard 3-1/2" x 1" labels
  1236.      Envelopes            - Link to your standard 9" x 4" #10 business
  1237.                             envelopes document.
  1238.  
  1239.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1240.  
  1241.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  22
  1242.  
  1243.  
  1244.     First Time Setup
  1245.  
  1246.          Before you use any of the letters or memos provided on the
  1247.     Correspondence menu, you will want to personalize them with your company
  1248.     name, appropriate body text, and perhaps different margins.
  1249.  
  1250.          To achieve this personalization, you should access this menu from
  1251.     the Surefire Contacts Main menu. You will most likely be changing the
  1252.     text in the body of each letter as well as providing for an appropriate
  1253.     letterhead. New Letter, however is a choice to be used for creating
  1254.     ad-hoc letters as you need them. For New Letter, you will only need to
  1255.     provide an appropriate letterhead. Choose each letter in turn and follow
  1256.     these steps:
  1257.  
  1258.          1) Press (ALT + O) to open the Operate menu,
  1259.          2) Choose Document to allow you to edit the letter.
  1260.          3) Edit the letterhead area.
  1261.             Type your company name and address in the area
  1262.             designated by <..>. You may clear this area if you will
  1263.             be printing on letterhead stationery.
  1264.          4) Type appropriate text for the body of the letter.
  1265.          5) If you wish to change the margins:
  1266.               Press (ALT + P) to open the Page menu
  1267.               Choose Format...  to open the Format window.
  1268.               Change the values in the 4 margin fields
  1269.               Choose OK to set the new margins.
  1270.          6) Open the File menu by pressing (ALT + F)
  1271.          7) Open the Save File window by choosing Save...
  1272.          8) Choose OK to save the letter.
  1273.          9) Press (Esc) to return to the Correspondence Menu.
  1274.         10) Choose another letter and repeat step 1.
  1275.  
  1276.     Access Considerations
  1277.  
  1278.          When Correspondence is accessed from the Profile Data screen, any
  1279.     item you select will automatically fill in data from the current
  1280.     profile. This is useful for sending letters to a specific client.
  1281.  
  1282.          When Correspondence is accessed from the Surefire Contacts Main
  1283.     menu, no information will be pre-filled. This is useful for setting up
  1284.     a database query to send letters or generate mailing labels for many
  1285.     clients at one time. See the discussion of Mail Merge, below, for more
  1286.     information.
  1287.  
  1288.     Printing Correspondence
  1289.  
  1290.          Provided that you have installed your printer according to
  1291.     instructions in the Surefire User's Guide and have chosen an appropriate
  1292.     font, you are ready to print one or more letters. Whether you will be
  1293.     printing one letter at a time or performing a Mail Merge operation, you
  1294.     must first display the desired letter.
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1299.  
  1300.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  23
  1301.  
  1302.  
  1303.        Printing a Single Letter
  1304.  
  1305.          To print a letter follow these steps:
  1306.  
  1307.          1) Press (ALT + O) to open the Operate menu,
  1308.          2) Choose Text. This will remove field attributes.
  1309.          3) Press (ALT + F) to open the File menu,
  1310.          4) Choose Print... to open the Print window,
  1311.          5) Choose PRINT.
  1312.  
  1313.  
  1314.        Mail Merge
  1315.  
  1316.          To initiate a mail-merge, you should choose Correspondence from the
  1317.     Surefire Contacts Main menu. After choosing the desired item from this
  1318.     menu, you must indicate the persons or companies from the Profile with
  1319.     which you wish to correspond. You do this by building a query or
  1320.     selecting a named query. A query allows such things as selecting all
  1321.     records in a given zipcode or city; clients with expected sales
  1322.     potential in some dollar range who are also Warm prospects, etc.
  1323.  
  1324.  
  1325.        Building a Query
  1326.  
  1327.          1) Position the cursor on any name or address field
  1328.          2) Press (ALT + D) to open the Data menu.
  1329.          3) Choose Build Query... to open the query window.
  1330.  
  1331.          Building queries may become quite complex. The on-line help,
  1332.     accessed via F1, will provide information on specifying the most common
  1333.     types of queries. Please refer to the Database chapters of the Surefire
  1334.     User's Guide for a complete explanation of this topic.
  1335.  
  1336.          Once a query is built or a named query has been selected, you may
  1337.     perform a merge operation to generate and print all letters, envelopes
  1338.     or mailing labels.
  1339.  
  1340.          1) Press (ALT + F) to open the File menu,
  1341.          2) Choose Print... to open the Print window.
  1342.          3) Press SEARCH & PRINT.
  1343.  
  1344.  
  1345.     Autosizing Fields
  1346.  
  1347.          Often, fields are created to be large enough to hold the largest
  1348.     data value. For example, the address field can hold 2 lines of data
  1349.     though only one is usually needed. Also, the client field can contain up
  1350.     to 35 characters of text but most company names are much shorter.
  1351.     Undesirable extra spaces can show up in the salutation or the body of a
  1352.     letter that has fields associated with a database. To remove these extra
  1353.     spaces or blank lines from fields prior to printing follow the steps on
  1354.     the next page.
  1355.  
  1356.  
  1357.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1358.  
  1359.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  24
  1360.  
  1361.  
  1362.          1) Press (ALT + O) to open the Operate menu,
  1363.          2) Choose Text.
  1364.  
  1365.     Now, print the letter or mailing label.
  1366.          1) Press (ALT + F) to open the File menu,
  1367.          2) Choose Print... to open the Print window.
  1368.          3) Press PRINT.
  1369.  
  1370.  
  1371.     Customizing the Correspondence Menu
  1372.  
  1373.          In this section you will learn how to add your own letters to the
  1374.     Correspondence menu. Three sets of step-by-steps will walk you through
  1375.     the following tasks: creating a new standard letter, adding a button for
  1376.     the new letter, and setting the button's command to display the new
  1377.     letter when the button is chosen.
  1378.  
  1379.          Each of the operations discussed in the following steps are fully
  1380.     explained in the Surefire User's Guide. You may want to become familiar
  1381.     with the basics of word processing in Surefire before starting this
  1382.     procedure.
  1383.  
  1384.        Creating a New Letter
  1385.  
  1386.          To create a new standard letter:
  1387.  
  1388.          1) Choose New Letter.
  1389.          2) Press (ALT + O) to open the Operate menu,
  1390.          3) Choose Document to allow you to edit the letter.
  1391.          4) Press F3 to free up the cursor from fields
  1392.          5) Type the desired text into the body of the letter
  1393.          6) Save the document with a new name.
  1394.             Open the File menu by pressing (ALT + F)
  1395.             Open the Save File window by choosing Save...
  1396.             Type in the new name.
  1397.             Choose OK to save the letter.
  1398.          7) Press (Esc) to return to Correspondence.
  1399.  
  1400.        Accessing a Letter Directly
  1401.  
  1402.          If the new letter will not be used very often, you may access the
  1403.     letter directly as needed. However, if this letter will be used fairly
  1404.     often, use the procedure at the top of the next page. When you access
  1405.     the letter directly, you must do a database search to fill the fields
  1406.     with the contact information from the Profile. Alternatively, you can
  1407.     always use the letter as a fill-in-the-blank form by typing in a name
  1408.     and address directly into the letter fields.
  1409.  
  1410.          To access the new letter directly:
  1411.          1) Press (ALT + F) to open the File menu
  1412.          2) Choose Get... to open the Get File window
  1413.          3) Type in the name of the letter
  1414.          4) Choose OK to read the letter
  1415.  
  1416.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1417.  
  1418.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  25
  1419.  
  1420.  
  1421.        Adding a Letter to the Correspondence Menu
  1422.  
  1423.          To add a button that will allow you to choose the new letter from
  1424.     the Correspondence menu, you must edit the Correspondence document.
  1425.     While word processing operations are fairly simple, this type of
  1426.     customization requires the creation of a button and the entry of a
  1427.     button command.
  1428.  
  1429.  
  1430.          It is very important that you understand the basics of Surefire
  1431.     field and field command concepts before starting. You will need to know
  1432.     how to create the button and how to copy and paste a field command.
  1433.     Please read the sections of the Surefire User's Guide that correspond to
  1434.     field creation and field command editing. You can also get context help
  1435.     at any time by pressing F1.
  1436.  
  1437.          The steps that follow will give you a general approach but can not
  1438.     convey all the details. The steps preceded by an asterisk (*) indicate
  1439.     operations to which you should pay special attention.
  1440.  
  1441.          1) Display the Correspondence menu.
  1442.          2) Press (ALT + O) to open the Operate menu,
  1443.          3) Choose Document to allow you to edit the menu.
  1444.          4) Press F3 to free the cursor from the buttons
  1445.          5) Position the cursor for the new button
  1446.        * 6) Create the new button.
  1447.             Press (ALT + I) to open the Field menu.
  1448.             Choose Create... to open the Field Create Window.
  1449.             Set the type to Button, enter the label you want and press OK.
  1450.             Press F1 for help on field creation.
  1451.  
  1452.          Once the button is there, you should copy the field command from
  1453.     the New Letter button. To do this:
  1454.  
  1455.          1) Press (ALT + I) to open the Field menu.
  1456.          2) Choose Commands... to open the Command window.
  1457.             Press F1 for help on copying and editing field commands.
  1458.        * 3) Copy the field command to the new button,
  1459.        * 4) Change the name in the @GODOC command to that of the new letter.
  1460.          5) Press (Esc) to close the Command window.
  1461.          6) Save the Correspondence document.
  1462.             Open the Save File window by pressing (ALT + F) (S).
  1463.             Choose OK to save.
  1464.  
  1465.  
  1466.     Your letter is now accessible from the Correspondence menu.
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1476.  
  1477.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  26
  1478.  
  1479.  
  1480.     Chapter 6     -         Scheduling In Surefire Contacts
  1481.  
  1482.     Importance of a Schedule
  1483.  
  1484.          We all know that planning and scheduling is important. You probably
  1485.     know how invaluable your little black book day-timer is. Surefire
  1486.     Contacts provides an agenda and scheduling facility that will keep you
  1487.     on top of your appointments. Appointments may either be ones scheduled
  1488.     automatically as follow-ups to profile activities or you may schedule
  1489.     business or personal appointments as needed.
  1490.  
  1491.  
  1492.     The Agenda
  1493.  
  1494.          To display today's Agenda, choose Agenda from the Surefire Contacts
  1495.     main menu. You may also view the agenda for a possible follow-up date by
  1496.     choosing View Agenda from the Profile or Edit Activities screens. When you
  1497.     choose View Agenda from any location, the View Agenda screen will be
  1498.     displayed. You may use this screen for reviewing currently scheduled daily
  1499.     activities. These may be initial or follow-up appointments with clients, or
  1500.     other things such as staff meetings, a dentist appointment, car
  1501.     registration, etc.
  1502.  
  1503.          You will see appointments that have been scheduled through the
  1504.     Schedule Entry screen (see below) and through Activity screens. These
  1505.     screens are accessible respectively from the Surefire Agenda screen and
  1506.     from the Profile (discussed in the previous chapter).
  1507.  
  1508.          The following specific information is displayed on the Agenda in a
  1509.     report format.
  1510.  
  1511.      Date:, Time:     The date and time of the appointment.
  1512.      Priority:        The priority of the appointment.
  1513.      Client (Subject) The appointment concerns this contact profile or
  1514.                       subject. A subject will be displayed if the appt.
  1515.                       is unrelated to a contact or is personal.
  1516.      Type:            The type of appointment; Meeting, Call, etc.
  1517.      Comment:         Additional information about the appointment.
  1518.  
  1519.          You move from field to field in the Agenda by using the (Home) or
  1520.     (End) keys or the arrow keys.
  1521.  
  1522.  
  1523.        Specifying the Date
  1524.  
  1525.          Normally, when the Agenda is displayed, it shows the scheduled
  1526.     appointments for an already specified date. For example, when you choose
  1527.     Agenda from the Surefire Contacts Main menu, the agenda is usually shown
  1528.     for the current date ("today"). In this case, the Agenda will also show
  1529.     activities that were scheduled for a prior date that you have not yet
  1530.     logged as Completed or Canceled. Alternatively, when you choose Agenda
  1531.     from an Activity screen, the agenda will be shown for the related
  1532.     follow-up date of the Activity.
  1533.  
  1534.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1535.  
  1536.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  27
  1537.  
  1538.         Once the Agenda screen has been displayed with information for some
  1539.     known date (like today), you may wish to look at the agenda for some
  1540.     arbitrary date, Mar 4, Oct 21, etc. To specify this, type in the date in
  1541.     the date field. When you move the cursor off this field (with Home or
  1542.     End), the correct day of the week will then be displayed just to the
  1543.     left.
  1544.  
  1545.          For example, you have already displayed today's agenda by choosing
  1546.     Agenda from the Surefire Contacts main menu. Say you want to see what's
  1547.     scheduled for May 10:
  1548.  
  1549.          1) Press (End) 5 times to place the cursor on the date field.
  1550.          2) Type in the date.
  1551.             Type in F (to get February),
  1552.             Press right arrow   (to get to day)
  1553.             Type in 10
  1554.             Surefire will make sure that the date is valid.
  1555.          3) Press (Home) 2 times to place the cursor on the Full Day
  1556.             button.
  1557.          4) Press (Enter). The Full Day button will display the entire
  1558.             agenda for the currently displayed date.
  1559.  
  1560.          Other buttons on the Agenda screen allow you to call up the agendas
  1561.     for various dates without typing in an exact date. These are:
  1562.  
  1563.          Next Day to look at the day after the agenda date.
  1564.  
  1565.          Prev Day to look at the day before the agenda date.
  1566.  
  1567.          Next Week to look at the day one week after the agenda date.
  1568.  
  1569.          Prev Week to look at the day one week before the agenda date.
  1570.  
  1571.          This Week to look at the agenda for the seven day period starting
  1572.          at the displayed date.
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1594.  
  1595.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  28
  1596.  
  1597.  
  1598.     Showing the Profile for an Appointment
  1599.  
  1600.          You have immediate access to the profile information corresponding
  1601.     to any scheduled follow-up appointment. This means that you first see at
  1602.     a glance everyone you will be dealing with on a given day. Then, you can
  1603.     review each individual appointment displayed one at a time. At the press
  1604.     of a button you can get the full set of profile data including the
  1605.     contact's full name, phone number, purchase likelihood, etc.
  1606.  
  1607.          To access a profile corresponding to a scheduled appointment:
  1608.  
  1609.          1) Choose Select. This allows you to browse through all appointment
  1610.             entries for this agenda date.
  1611.          2) Use F8 (and F7) to display each appointment, one-at-a-time. Stop
  1612.             at the entry that interests you.
  1613.          3) Choose Profile to view the profile associated with the chosen
  1614.             entry. All profile related features are available.
  1615.          4) Press (Esc), from the Profile Data screen, to return to Agenda.
  1616.  
  1617.  
  1618.     The Schedule Entry Screen
  1619.  
  1620.          The Schedule Entry screen is the place where you can add a new
  1621.     appointment, edit an existing activity/appointment or log a scheduled
  1622.     activity/appointment as Completed or Canceled. An already scheduled
  1623.     activity will usually be a follow-up activity that you scheduled for a
  1624.     specific contact.
  1625.  
  1626.          To display this screen, choose Schedule/Edit Activity from the
  1627.     Agenda screen. When you choose this button, the Schedule Entry screen
  1628.     will display the appointments, if any that are scheduled for the current
  1629.     Agenda date. If there is nothing scheduled on that date, the fields
  1630.     other than the date will be empty.
  1631.  
  1632.          You may press (Esc) to return to the Agenda screen.
  1633.  
  1634.  
  1635.     The Schedule Entry screen has the following fields:
  1636.  
  1637.      Date:          Date of the appointment.
  1638.      Day:           Day of the week (filled in automatically)
  1639.      Scheduled?     Will this appointment appear in the agenda?
  1640.                     Should be 'Y'; Use 'N' for long-term goals.
  1641.      Time:          Time of the appointment. The format for this
  1642.                     field is hh:mm (am/pm)
  1643.     *Activity Type: Type of appointment: Meeting, Phone Call, etc.
  1644.       Priority:     1 - 9 where 1 is highest priority.
  1645.       Subject:      What or who is this appointment about.
  1646.       Comment:      More information about the appointment.
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1653.  
  1654.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  29
  1655.  
  1656.  
  1657.        Scheduling an Appointment
  1658.  
  1659.          Sometimes you may want to schedule something that is unrelated to
  1660.     a profile record, such as a staff meeting or doctor's visit. To do this
  1661.     follow these steps.
  1662.  
  1663.          1) Enter the desired date in the date field of the Agenda.
  1664.  
  1665.          2) Choose Schedule/Edit Activity from the Agenda screen. If the
  1666.             fields are empty, you are ready to enter information for the new
  1667.             appointment. Press (End) or (Home) to move between the fields
  1668.             and enter the new information. Skip to step 4.
  1669.  
  1670.          3) If there is already something scheduled on that date, you will
  1671.             see the first scheduled appointment. Press F8 to see any other
  1672.             appointments/activities that have already been scheduled. If you
  1673.             can pick a non-conflicting time, change the field values
  1674.             appropriately for a new appointment.
  1675.  
  1676.          4) Press (ALT + A) to schedule the new appointment.
  1677.  
  1678.        Editing an Existing Activity/Appointment
  1679.  
  1680.          If you need to make a change to some information about an already
  1681.     scheduled activity or appointment such as rescheduling the time or date,
  1682.     or adding a comment, follow these steps:
  1683.  
  1684.          1) Enter the desired date in the date field of the Agenda if it is
  1685.             not already displayed.
  1686.          2) Choose Schedule/Edit Activity from the Agenda screen.
  1687.          3) Press F8 (and F7) to view each entry for that date and stop at
  1688.             the one that needs to be changed.
  1689.          4) Enter the new information in the appropriate fields.
  1690.          5) Press (ALT + U) to update the activity record.
  1691.  
  1692.        Logging a Scheduled Activity/Appointment
  1693.  
  1694.          Until you log the fact that a scheduled activity has actually taken
  1695.     place or has been canceled, Surefire assumes that the task still needs
  1696.     to be done. Once you choose Completed or Canceled from the Schedule
  1697.     Entry screen, the activity record will be updated. You will
  1698.     automatically have the chance to schedule a new activity via the New
  1699.     Activity screen.
  1700.  
  1701.          A completed activity will no longer be displayed in the Agenda but
  1702.     will be shown in the Call/Activity Report encompassing the date of the
  1703.     activity. If this activity is logged for a specific contact profile, it
  1704.     will now also be displayed in the Logged Activities screen for that
  1705.     profile.
  1706.          A canceled activity will not show up in the Agenda or in a standard
  1707.     report. You may search for canceled activities by using the Schedule
  1708.     Entry screen to search for an activity/appointment with a Status of
  1709.     "Canceled".
  1710.  
  1711.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1712.  
  1713.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  30
  1714.  
  1715.     To log a scheduled activity/appointment as Completed or Canceled,
  1716.     follow these steps:
  1717.  
  1718.          1) Enter the desired date in the date field of the Agenda if it is
  1719.             not already displayed.
  1720.          2) Choose Schedule/Edit Activity from the Agenda screen.
  1721.          3) Press F8 (and F7) to view each entry for that date and stop at
  1722.             the one that needs to be logged.
  1723.          4) Choose Completed or Canceled for the displayed activity.
  1724.          5) You may log a new activity and/or follow-up using the New
  1725.             Activity screen.
  1726.          6) Press (Esc) to return to the Schedule Entry screen.
  1727.  
  1728.  
  1729.     Logging an Unscheduled Appointment
  1730.  
  1731.          If you want to log the fact that some unscheduled appointment or
  1732.     activity has taken place, and is not associated with a particular client,
  1733.     choose Schedule/Edit Activity button on the Agenda screen. Clear the current
  1734.     entry by using ALT+Y. Log the appointment or activity. If it is associated
  1735.     with a particular client, go to the Profile, find this clients record, and
  1736.     specify the activity.
  1737.  
  1738.  
  1739.     Using the Agenda for Long-term Goals
  1740.  
  1741.          To use the Agenda to note your long-term goals, you will schedule
  1742.     an "appointment" as described earlier. This time, however, leave the
  1743.     date and time fields of the Schedule Entry screen blank and set the
  1744.     value of the Scheduled? field to 'N'. Later, you can generate a follow-
  1745.     up report looking for all non scheduled activities. This will be a
  1746.     reminder of your long-term goals. See Chapter 7: Surefire Contacts
  1747.     Reports for a complete discussion of generating a follow-up report.
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1771.  
  1772.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  31
  1773.  
  1774.  
  1775.     Chapter 7     -    Surefire Contacts Reports
  1776.  
  1777.  
  1778.          The reporting features of Surefire Contacts enable you to analyze
  1779.     the data that you have stored in the various databases of Surefire
  1780.     Contacts. You can also use reporting to list information in different
  1781.     ways. For example, you may just want an alphabetized list of all your
  1782.     prospects or you may want a list of all accounts that are scheduled for
  1783.     some follow-up activity.
  1784.  
  1785.  
  1786.     Standard Reports
  1787.  
  1788.          You access the Surefire Contacts Reports menu by choosing Reports
  1789.     from the Surefire Contacts Main menu. Use this screen to access the
  1790.     reports that present or analyze your data. Each report that is supplied
  1791.     with Surefire Contacts will be described later in this chapter. Choose
  1792.     one of the following to see the reports:
  1793.  
  1794.          Account List (no address) to see an alphabetized listing of all of
  1795.          your contacts without their addresses.
  1796.  
  1797.          Account List with address to see an alphabetized listing of all of
  1798.          your contacts with their addresses.
  1799.  
  1800.          Activity/Call History to see a report of all activities noted for
  1801.          your contacts for four weeks prior to the current date.
  1802.  
  1803.          Follow-up List to see the follow-up dates for all contacts that
  1804.          have outstanding scheduled follow-up appointments.
  1805.  
  1806.          Won/Lost Report to see a report of closed versus unclosed sales.
  1807.  
  1808.  
  1809.          After generating a report as described in the following sections,
  1810.     use the Reset choice on the File menu to start over with empty report
  1811.     fields. For example, if you choose Reset after generating an Account
  1812.     List report, you may then move the cursor to the Client or Contact
  1813.     fields and initiate a search by pressing (ALT + S). This will produce
  1814.     your report alphabetized by Client or Contact name respectively.
  1815.  
  1816.          When looking at any of the reports that are longer than one screen,
  1817.     use (Page Down) to look at more of the report and (Ctrl + Page Up) to go
  1818.     back to the first screen.  When you return to the first screen, Press F3
  1819.     to put the cursor back on one of the buttons.
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1830.  
  1831.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  32
  1832.  
  1833.  
  1834.        Account List (no address)
  1835.  
  1836.          This account listing displays basic information from your Profile
  1837.     database. Each entry in this report helps you to quickly identify a
  1838.     particular contact. For each contact it shows from left to right, the
  1839.     name of the client, the name of your primary contact, and below, the
  1840.     type of business and the phone number of your contact. This can be used
  1841.     a your personal phone-book.
  1842.  
  1843.          When you choose this report, you will see empty fields in a report
  1844.     format. There are two buttons available that will generate different
  1845.     reports and two buttons that allow you to quickly access the full
  1846.     profile for a listing.
  1847.  
  1848.          Choose Business to see your profile accounts listed alphabetically
  1849.          by the type of business. For example, clients dealing in Farm
  1850.          Equipment will be listed before those involved in Hardware, and
  1851.          Hardware clients will be listed before Metallurgical manufacturers.
  1852.          Within a business segment, the client names will be alphabetized.
  1853.  
  1854.          Choose Alphabetically to produce an alphabetized list of your
  1855.          contacts (by company name).
  1856.  
  1857.          Choose Select Client to look at a single list item. Press F8 to see
  1858.          each item, then choose Profile to see the full profile for that
  1859.          contact.
  1860.  
  1861.          Choose Profile after Select Client to see full profile for contact.
  1862.  
  1863.  
  1864.        Account List with address
  1865.  
  1866.          This account listing displays more complete information from your
  1867.     Profile database. Each entry in this report shows the full address for
  1868.     a particular contact. You will see the name and address of the client,
  1869.     the name of your primary contact and the phone number of your contact.
  1870.  
  1871.          When you choose this report, you will see empty fields in a report
  1872.     format. There are two buttons available that will generate different
  1873.     reports and two buttons that allow you to quickly access the full
  1874.     profile for a listing.
  1875.  
  1876.          Choose Alphabetically to produce an alphabetized list of your
  1877.          contacts (by company name).
  1878.  
  1879.          Choose State to produce a contact list sorted by state.
  1880.  
  1881.          Choose Select Client to look at a single list item. Press F8 to see
  1882.          each item, then choose Profile to see the full profile for that
  1883.          contact.
  1884.  
  1885.          Choose Profile after Select Client to see full profile for contact.
  1886.  
  1887.  
  1888.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1889.  
  1890.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  33
  1891.  
  1892.  
  1893.        Activity/Call History
  1894.  
  1895.          The Activity/Call History report presents a list of dated calls or
  1896.     activities that you have logged. For each logged activity, you will see
  1897.     the date the activity was logged, the name of the associated client from
  1898.     the profile, a comment about the activity and the type of the activity.
  1899.     The activities listed in this report are shown in chronological order.
  1900.  
  1901.          When you choose this report, you will see empty fields in a report
  1902.     format. There is one button available that will generate a different
  1903.     report and two buttons that allow you to quickly access the full profile
  1904.     for a listing.
  1905.  
  1906.          Choose New Report to see a new report based on the current
  1907.          beginning and ending dates shown near the top of the report. Move
  1908.          to and change the beginning and ending dates before choosing this
  1909.          button.
  1910.  
  1911.          Choose Select Client to look at a single list item. Press F8 to see
  1912.          each item, then choose Profile to see the full profile for that
  1913.          contact.
  1914.  
  1915.          Choose Profile after Select Client to see full profile for contact.
  1916.  
  1917.  
  1918.        Follow-up List
  1919.  
  1920.          The Follow-up List displays a report of the activities that you
  1921.     have scheduled in the future which pertain to profile records. These are
  1922.     activities that you have not logged as Completed or Canceled. This
  1923.     report will not show appointments that you have scheduled through the
  1924.     Agenda that do not relate to a particular contact profile.
  1925.  
  1926.          For each activity, the date of the planned activity, the client's
  1927.     name, the priority that you have assigned to this activity and the type
  1928.     of activity are shown one per line.
  1929.  
  1930.          This listing is in chronological order and shows all follow-up
  1931.     activities from "today" onward. If more than one activity is scheduled
  1932.     for the same day, the one with the highest priority is displayed first.
  1933.     A priority of 1 has highest importance and 9 has the lowest importance.
  1934.  
  1935.          You may choose Select Client to display each scheduled follow-up
  1936.     record one-at-a-time. Then choose Profile to see the full profile for a
  1937.     particular entry. To return from the Profile Data screen, press (Esc).
  1938.     Finally you can choose List to once more view your Follow-up list in a
  1939.     report format.
  1940.  
  1941.  
  1942.  
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  1948.  
  1949.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  34
  1950.  
  1951.  
  1952.        Won/Lost Report
  1953.  
  1954.          The Won/Lost Report will tell you about how many potential
  1955.     prospects you have "closed" and how many have either gone with a
  1956.     competitor or have not closed for some other reason. This report lists
  1957.     the name of the client and whether they have closed, gone to a
  1958.     competitor or simply not closed. These entries are dated by the date
  1959.     when you noted the closure or non-closure of a sale.
  1960.  
  1961.          To tell Surefire Contacts that a client has closed, purchased from
  1962.     a competitor or not-closed, you may log this specific type of activity
  1963.     when one of these three occurrences has happened. To do so, choose
  1964.     Activity from the Profile Data screen. Follow the steps laid out in the
  1965.     section Logging a New Activity in Chapter 4: Tracking Activities. Be
  1966.     sure to select "Closed", "Competitor" or "No Close" as the type of
  1967.     activity.
  1968.  
  1969.          Those clients who have closed are listed first, those going with a
  1970.     competitor are listed second and not closing for another reason are
  1971.     listed last. For each group of these clients, the report will show a
  1972.     count and a percentage of the number in the group out of the number in
  1973.     all three groups.
  1974.  
  1975.          For example, say you have taken 10 prospects through the sales
  1976.     cycle to the point of closing. Out of these, you were able to close 6
  1977.     sales, one client went to a competitor and 3 clients did not close. The
  1978.     report will first show the 6 that closed and give a percentage of 6 out
  1979.     of 10 or 60%. Then, the report will show the one who purchased from a
  1980.     competitor and give a percentage of 10%. Lastly, the report will display
  1981.     the 3 clients that did not close and show this as 30%.
  1982.  
  1983.          As with the Follow-Up List above, you may choose Select Client to
  1984.     display each won/lost record one-at-a-time. Once you find a record of
  1985.     interest by repeatedly pressing F8, choose Profile to display the full
  1986.     Profile record for that contact. After pressing (Esc) to return to the
  1987.     report, you can choose List to once more view your Won/Lost data in a
  1988.     report format.
  1989.  
  1990.  
  1991.     Printing a Report
  1992.  
  1993.          Once a report has been generated, you may print it. This may be to
  1994.     keep a printed record of certain data on a periodic basis or to have a
  1995.     hard-copy available for your manager.
  1996.  
  1997.        1) If desired, edit the text of the report. This may be to add some
  1998.           type of annotation. Press (ALT + O) and choose Text to allow edits
  1999.           and to remove the field attributes.
  2000.        2) Press (ALT + F) to open the File menu,
  2001.        3) Choose Print... to open the Print window.
  2002.        4) With the cursor on PRINT, press (Enter).
  2003.  
  2004.  
  2005.  
  2006.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  2007.  
  2008.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  35
  2009.  
  2010.  
  2011.     Adding Your Own Reports
  2012.  
  2013.          You can create your own reports that reflect any of the data stored
  2014.     in a Surefire Contacts database. The major databases are for the
  2015.     profile, profile activities, and unrelated activities. Once you know the
  2016.     desired information, and how to reference it, a report is fairly simple
  2017.     to design. First, you must fully understand the database and reporting
  2018.     concepts of Surefire, paying special attention to projections and report
  2019.     formatting. Please read the chapters of the Surefire User's Guide
  2020.     relating to Databases and Reporting.
  2021.  
  2022.          Once you have created your new report, you may add a button that
  2023.     will allow you to choose your own report. To add this button to the
  2024.     Surefire Contacts Reports menu, you must edit the "reports" document.
  2025.     This type of customization requires the creation of a button and the
  2026.     entry of a button command. It is very important that you understand the
  2027.     basics of Surefire field and field command concepts before starting.
  2028.     Please read the chapters of the Surefire User's Guide that correspond to
  2029.     Field creation and Field Command editing.
  2030.  
  2031.  
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.  
  2059.  
  2060.  
  2061.  
  2062.  
  2063.  
  2064.  
  2065.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  2066.  
  2067.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  36
  2068.  
  2069.  
  2070.     Chapter 8     -         Surefire Accounting
  2071.  
  2072.  
  2073.     Accounting in Surefire Contacts
  2074.  
  2075.          The Surefire Accounting screen is displayed when you choose
  2076.     Accounting from the Surefire Contacts main menu. This screen leads to
  2077.     spreadsheet-like forms and documents that allow you to manage the
  2078.     financial state of your business. Additional menu items may be added to
  2079.     a track or calculate information specific to your business or accounting
  2080.     needs such as training expenses, etc.
  2081.  
  2082.     From this screen, you may choose one of the following:
  2083.  
  2084.       Travel Expenses to calculate current and to review past expenses.
  2085.  
  2086.       Financial Statements to generate Profit & Loss and Cash Flow
  2087.       statements.
  2088.  
  2089.  
  2090.     Travel Expenses
  2091.  
  2092.          The Travel Expense form keeps travel expense information for a
  2093.     given week on a daily basis in a printable form. By using database
  2094.     queries, you may analyze past travel expenses for any time period.
  2095.  
  2096.     This form has the following fields:
  2097.  
  2098.      Name:            Your name.
  2099.      Purpose:         The reason for the trip.
  2100.      Week Beginning:  The date representing the Sunday that started
  2101.                       the week of travel.
  2102.      Location:        The city in which expenses are incurred.
  2103.      LODGING:         Expenses for hotel, motel, etc for each day.
  2104.      MEALS:           Expenses for each of 3 meals for a day.
  2105.      TRAVEL:          Cost of the actual transportation by category.
  2106.      MISC.            Other costs incurred during the trip.
  2107.  
  2108.          To print the expense report:
  2109.  
  2110.          1) Press (ALT + O) and choose Text to remove field attributes.
  2111.          2) Press (ALT + F) to open the File menu.
  2112.          3) Choose Print... to display the Print window.
  2113.          4) With the cursor on PRINT, press (Enter).
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.  
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  2125.  
  2126.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  37
  2127.  
  2128.  
  2129.     Profit and Loss and Cash Flow Statements
  2130.  
  2131.          The first screen presented is a Profit and Loss statement. It is
  2132.     used to calculate the profit and loss for your business on a twelve
  2133.     month basis.
  2134.  
  2135.          The Cash Flow statement, on the following page, allows the entry of
  2136.     information used to manage the cash flow of your business on a twelve
  2137.     month basis. Some fields in Cash Flow are automatically filled-in with
  2138.     data from the P & L.
  2139.  
  2140.          To the display Cash Flow statement when looking at the Profit and
  2141.     Loss statement, press (CTRL+Page Down). To display the Profit and Loss
  2142.     statement when looking at the Cash Flow statement, press (CTRL+Page Up).
  2143.  
  2144.        Profit and Loss Statement
  2145.  
  2146.          Each entry in the Profit and Loss statement is totaled downward for
  2147.     a month and across for the year. The following information may be
  2148.     entered for each month:
  2149.  
  2150.       Revenues:              Revenue on a per-product basis.
  2151.       Total Revenues:        Total revenues from all products.
  2152.       Cost of Sales:         Cost on a per-product basis.
  2153.       Total Cost of Sales:   Total costs from all products.
  2154.       Gross Profit:          Total revenues - total costs
  2155.       Itemized Expenses:     Salaries, insurance, advertising,
  2156.                              phone, etc.
  2157.       Total Expenses:        Total of itemized expenses
  2158.       Net profit:            Gross profit - total expenses
  2159.  
  2160.  
  2161.        Cash Flow Statement
  2162.  
  2163.          Each entry in the Cash Flow statement is totaled downward for a
  2164.     month and across for the year. The following information may be entered
  2165.     for each month:
  2166.  
  2167.       Cash on Hand:          Cash at the start of a month
  2168.       Cash Receipts:         Revenue, credit cards, loans, etc.
  2169.       Total Cash Receipts:
  2170.       Total Cash Available:  Cash on hand + total cash receipts
  2171.       Cash Paid Out:         Cost of sales, expenses(from P&L), etc.
  2172.       Total Cash Paid Out:
  2173.       Cash Flow:             Total cash available - total cash paid out
  2174.       Cash Position:         Cash on hand - cash flow
  2175.       Other Essential Data:  Sales volume, accounts receivable accounts
  2176.                              payable, bad debt, inventory on hand,
  2177.                              depreciation.
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  2184.  
  2185.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  38
  2186.  
  2187.  
  2188.        Printing the P & L and Cash Flow
  2189.  
  2190.          Since this is an extra wide document, each visible page will be
  2191.     printed on 2 8½ x 11 sheets of paper that show the entire statement when
  2192.     placed side by side. In Surefire this type of formatting is called a
  2193.     Split Page. If you look at the top or bottom margins of the document,
  2194.     you will see parallel lines that indicate this.
  2195.  
  2196.          To print the Profit and Loss and Cash Flow statements:
  2197.  
  2198.          1) Press (ALT + O) and choose Text to remove field attributes.
  2199.          2) Press (ALT + F) to open the File menu.
  2200.          3) Choose Print... to display the Print window.
  2201.          4) With the cursor on PRINT, press (Enter).
  2202.  
  2203.  
  2204.  
  2205.  
  2206.  
  2207.  
  2208.  
  2209.  
  2210.  
  2211.  
  2212.  
  2213.  
  2214.  
  2215.  
  2216.  
  2217.  
  2218.  
  2219.  
  2220.  
  2221.  
  2222.  
  2223.  
  2224.  
  2225.  
  2226.  
  2227.  
  2228.  
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.  
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  2243.  
  2244.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  39
  2245.  
  2246.  
  2247.     Chapter 9     -         Off Hours
  2248.  
  2249.  
  2250.     Why Off-Hours?
  2251.  
  2252.          We at Piaf believe that using computer software should be a
  2253.     comfortable and rewarding endeavor. To assist you with this, we have
  2254.     provided an Off-Hours screen. This screen allows you to have some fun
  2255.     with Surefire Contacts and yet learn important concepts used throughout
  2256.     the system. This is the place to come when you have made the big sale,
  2257.     when you need inspiration or when you are traveling to another city.
  2258.  
  2259.          You may display the Off-Hours screen by choosing Off-Hours from the
  2260.     Surefire Contacts Main menu.
  2261.  
  2262.          For Dining, Accommodations, Entertainment, and Wise Words, you may
  2263.     either enter your own information or import the data from other Surefire
  2264.     Contacts users. Except for Entertainment, the documents are already
  2265.     there. A database will be created automatically the first time you add
  2266.     an entry.
  2267.  
  2268.  
  2269.     Off-Hours Options
  2270.  
  2271.     You may choose one of the following buttons:
  2272.  
  2273.        Dining to see information on Restaurants, Pubs, etc.
  2274.        Accommodations to see information on Hotels, Motels, Inns, etc.
  2275.        Entertainment to see information on Attractions, Theater, and Clubs
  2276.        Wise Words to see a collection of Quotations for any occasion.
  2277.  
  2278.  
  2279.        The Dining Guide
  2280.  
  2281.     The Surefire Dining Guide screen contains these fields:
  2282.  
  2283.      Restaurant Name    - name of restaurant.
  2284.      Address            - address of the restaurant.
  2285.      City, State, Phone - city, state and phone number.
  2286.     *Type of cuisine    - type of cuisine.
  2287.     *Rating             - what is the rating of the restaurant.
  2288.     *Price Range        - inexpensive, moderate, expensive, etc.
  2289.     *Ambience           - mellow, romantic, family, club, etc.
  2290.      Notes              - comments about restaurant, recommended
  2291.                           items, etc.
  2292.  
  2293.  
  2294.  
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  2302.  
  2303.     Surefire S2.0 Contacts User's Guide            Page  40
  2304.  
  2305.  
  2306.        The Accommodations Guide
  2307.  
  2308.     The Surefire Accommodations Guide screen contains these fields:
  2309.  
  2310.      Hotel Name         - name of lodging establishment.
  2311.      Address            - address of the accommodation.
  2312.      City, State, Phone - city, state and phone number.
  2313.     *Location           - airport, downtown, country, resort, etc.
  2314.     *Type of lodging    - type of lodging: hotel, motel, inn, B&B, etc.
  2315.     *Rating             - what is the rating; Poor, Fair, Good, etc.
  2316.     *Price Range        - inexpensive, moderate, expensive, luxury.
  2317.     *Ambience           - casual, formal, exotic, etc.
  2318.      Notes              - comments about lodging, amenities, etc.
  2319.  
  2320.        The Entertainment Guide
  2321.  
  2322.     The Surefire Entertainment Guide screen is left for you to create as
  2323.     desired.
  2324.  
  2325.  
  2326.        Wise Words
  2327.  
  2328.     The Surefire Wise Words screen contains these fields:
  2329.  
  2330.     *Type               - What type of saying or quote; Success,
  2331.                           Motivational, Inspirational, etc.
  2332.     Author              - who is the author of this wisdom
  2333.     Text                - text of the saying or quote.
  2334.  
  2335.  
  2336.     Adding New Entries
  2337.  
  2338.        To add an entry to any of the above databases:
  2339.  
  2340.        1) Press the (End) and (Home) keys to move between the fields on the
  2341.           screen
  2342.        2) Enter the information in the fields provided. Press (ALT+Z) to
  2343.           choose from a pop-list for fields preceded by a '*', above.
  2344.        3) Press (ALT + A) to add the record.
  2345.  
  2346.     Updating Entries
  2347.  
  2348.        To update an entry in any of the above databases:
  2349.  
  2350.        1) Initiate a search of existing records based on some criteria such
  2351.           as the type of Food served or the City of interest for a hotel.
  2352.        2) Press F8 (or F7) to view each record. Stop when the record of
  2353.           interest is displayed.
  2354.        3) Press the (End) and (Home) keys to move between the fields on the
  2355.           screen.
  2356.        4) Change the information in the fields provided. Press (ALT+Z) to
  2357.           choose from a pop-list for fields preceded by a '*', above.
  2358.        5) Press (ALT + U) to update the record.
  2359.  
  2360.                           Copyright (c) 1993 Piaf, Inc.
  2361.  
  2362.           SUREFIRE                     YES!  PLEASE SEND ME SUREFIRE!
  2363.          Order Form
  2364.                                  Name:____________________________________
  2365.  
  2366.  Mail Orders:                 Company:____________________________________
  2367.   Piaf, Inc.
  2368.   3918 Orchard Court          Address:____________________________________
  2369.   Boulder, CO 80304-1023
  2370.                                       ____________________________________
  2371.  Phone Orders:
  2372.   303 786-8222  (24 hours)       City:____________________________________
  2373.  
  2374.                         State/Country:____________________________________
  2375.  
  2376.                       Zip/Postal Code:____________________________________
  2377.  
  2378.  Order Date:____________        Phone:____________________________________
  2379.  
  2380.               Item                    Quantity   Price     Total
  2381.  
  2382.  Full Surefire Package -               ______     $79     $_______________
  2383.     Includes: 475 page bound User's
  2384.     Guide, 6 Months Phone Support,
  2385.     Registered Disks (with Examples,
  2386.     Spell Checker, memory up to 8Mb)
  2387.  
  2388.  Registered Disks Only -               ______     $39     $_______________
  2389.     Registered Disks (with Examples,
  2390.     Spell Checker, memory up to 8Mb,
  2391.     Tech support by mail or e-mail)
  2392.  
  2393.  Full Surefire Package with Contacts - ______     $99     $_______________
  2394.     Includes Full Surefire Package
  2395.     PLUS a Full Contact Manager with
  2396.     separate 100 page User's Guide,
  2397.     Quick Reference card. ($169 Retail)
  2398.  
  2399.  Shipping and Handling (per unit) -                       $_______________
  2400.     Full Package   Disks Only
  2401.       $  6            $  4     U.S.
  2402.       $  8            $  6     Canada
  2403.       $ 25            $ 12     Overseas
  2404.  
  2405.                    Colorado Sales Tax: (Add 3%)           $_______________
  2406.  
  2407.                                Total Amount (US Dollars): $_______________
  2408.  
  2409.                             Disk Size: ____5-1/4"   ____3-1/2"
  2410.  
  2411.    Payment must be via     VISA/MC No: ___________________________________
  2412.    Check, Money order,
  2413.    VISA or MasterCard.        Expires: ___________________________________
  2414.  
  2415.                             Signature: ___________________________________
  2416.      THANK YOU
  2417.    FOR YOUR ORDER!     I learned about
  2418.                         Surefire from: ___________________________________
  2419.  
  2420.          (Please write your comments and suggestions on reverse!)
  2421.